Löschen von E-Mails im Archiv

Die E-Mail Archive von dynaSEA speichern automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails. Sie erhalten allerdings einen rein lesenden Zugriff auf das Archiv (über Webmail oder Abonnement von IMAP-Postfächern). Eine Löschung von Ihrer Seite aus ist nicht möglich, wodurch Sie bei einer eventuellen Steuerprüfung glaubhaft versichern können, keine Manipulationen an dem Archiv vorgenommen zu haben.

Der Artikelt 17 des DSGVO (Datenschutzgrundverordnung, gültig ab 25.05.2018) räumt Personen per Gesetz das "Recht auf Vergessenwerden" ein. Das bedeutet, dass alle personenbezogenen Daten, die auf diese Person verweisen, von Ihnen per Aufforderung gelöscht werden müssen.

Allerdings darf das Recht auf Vergessenwerden u.a. nicht angewendet werden, wenn "die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist". Dies gilt zum Beispiel für steuerlich relevante Inhalte, wie Rechnungen, Angebote, Verträge, etc.
Die Quellen für solche gesetzlichen Regelungen (hier: Aufbewahrungsfristen) finden sich hier:

- Abgabenordnung (AO)
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Wenn Sie nun also einen Löschauftrag von einem Kunden oder Partner erhalten, hat dies natürlich auch Auswirkungen auf Ihr E-Mail Archiv. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen die Löschung von Archiv-Mails über unseren Support an.

Löschauftrag erteilen

Um einen Löschauftrag zu erteilen, verfahren Sie bitte wie folgt:

1) Erstellen Sie in Ihrem Postfach einen Ordner mit einem eindeutigen Namen z.B. "Löschung"

2) Suchen Sie im Archiv die zu löschenden E-Mails heraus (z.B. über die Suche nach Absender/Empfänger mit der E-Mail Adresse des Kunden/Partners). Bitte denken Sie daran, auch nach gesendeten, und nicht nur nach empfangenen E-Mails des Kunden zu suchen.

3) Kopieren Sie diese E-Mails in den erstellten Ordner (z.B. per Drag-and-Drop, die Mails bleiben im Archiv, werden aber in den Ordner dupliziert)

4) Senden Sie uns eine E-Mail an support@dolphin-its.de, mit folgendem Inhalt:
- Name des Postfachs (E-Mail), in welchem gelöscht werden soll
- E-Mail Adresse des Kunden/Partners, für welchen Sie Löschungen vornehmen wollen
- der Name des Ordners, in welchen Sie die E-Mails aus dem Archiv kopiert haben

ACHTUNG: kontrollieren Sie sehr genau die Mails in dem Lösch-Ordner. Nach der Löschung können diese nicht wiederhergestellt werden!

Unser Support wird dann sämtliche E-Mails aus dem genannten Ordner im Archiv suchen und die Löschung durchführen. Bei einem Zeitaufwand von bis zu 15 Minuten pro Vorgang entstehen für Sie keine weiteren Kosten. Bei höherem Zeitaufwand haben Sie bitte Verständnis dafür, dass wir nach unserer aktuellen Preisliste den Mehraufwand in Rechnung stellen müssen.

Nach Abschluss der Löschung erhalten Sie von uns einen Löschbericht, den Sie zu Ihren Unterlagen nehmen sollten (als Nachweis gem. DSGVO).


Wichtiger Hinweis:


Beachten Sie bitte, dass sich dies nur auf die Archive auswirkt. Für die Löschung lokal gespeicherter Mails (z.B. über POP3-Abruf in Outlook oder anderen E-Mail Clients) sind Sie selbst verantwortlich.

  • DSGVO, Datenschutz
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